Dokumentumkezelés
Vállalati információk rendszerezése
 
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek magasabb színvonalú szolgáltatást, biztonságot, hatékonyságot és átláthatóságot nyújtanak a papír alapú munkavégzéshez képest. A vállalatok számára egyre nagyobb problémát jelent manapság a dokumentumok rendszerezése, feldolgozása, melyet magas színvonalú dokumentumkezelő rendszerek segítségével könnyedén elvégezhetnek. E rendszerek hozzásegítik a vállalatokat piaci versenyképességük megőrzéséhez és szolgáltatásaik színvonalának emeléséhez.
Társaságunk a vállalat dokumentumkezelési igényeinek megfelelően alakítja ki a kívánt rendszert, melynek kidolgozásában szakképzett kollégáink segítenek.
Javasolt megoldásunk a Microsoft Share Point Portal Server alapú rendszer, mely egy olyan, a szervezeti munkát hatékonyan támogató, biztonságos, nagy rendelkezésre állású, skálázható, könnyen kezelhető és gyorsan bevezethető vállalati portálrendszer, amit a lehető legkisebb azonnali beruházási és üzemeltetési költségek mellett lehet kiépíteni, működtetni és amivel könnyedén, témák vagy más szempontok szerint egyszerűen rendszerezhetők a vállalati információk.
 
Microsoft Office SharePoint Server – Áttekintés
A Microsoft Office SharePoint Server a kiszolgálószolgáltatások olyan integrált készlete, amely egy átfogó tartalomkezelési és vállalati keresőrendszerrel, a megosztott üzleti folyamatok gyorsításával, valamint az információk szervezeti határokon keresztüli, jobb üzleti átláthatóságot biztosító megosztásával hatékonyabb működést tesz lehetővé a szervezeteknek. Az Office SharePoint Server a cég intranetes, extranetes és webalkalmazásait részekre osztott rendszerek helyett egyetlen integrált platformon támogatja. Emellett ez az együttműködési és tartalomkezelési kiszolgáló a kiszolgálófelügyelethez, az alkalmazások bővítéséhez és a közös munkához szükséges eszközöket is biztosítja az informatikai szakemberek és fejlesztők számára.
 
A tartalom és a folyamatok kezelése
Eszközök teljes készlete áll rendelkezésre az elektronikus tartalom kezelésére és szabályozására: ezek segítségével a szabályokat egyszerűbb betartani, és az üzleti adatokat is könnyebb megvédeni. Egyszerűsíthetők a hétköznapi üzleti folyamatok is, amelyek általában csökkentik a szervezet hatékonyságát: ehhez elektronikus űrlapok és kész munkafolyamat-műveletek állnak rendelkezésre. Ezeket a felhasználók a megszokott Microsoft Office-alkalmazások, az e-mail és a webböngészők segítségével kezdeményezhetik, követhetik, illetve e programok segítségével vehetnek részt bennük.
  • A dokumentumok szabályozása részletes és teljes házirend-felügyelet segítségével: Lehetőség van testreszabott dokumentumkezelési házirend kialakítására: a dokumentumokhoz való hozzáférés az elemek szintjén szabályozható; emellett megadhatók visszatartási időszakok és lejárati műveletek, a tartalom pedig dokumentumnaplózási beállítások segítségével követhető nyomon. A házirend a megszokott ügyfélalkalmazásokban is működik: ezzel a szabályoknak való megfelelés minden munkatárs számára automatikus és egyszerű. A tartalomvédelmi szolgáltatással (IRM) való együttműködés pedig biztosítja, hogy a titkos és bizalmas adatok akkor is hatékonyan védve legyenek, ha nem kiszolgálón találhatók.
 
  • Dokumentumok központi tárolása, kezelése és elérése az egész vállalaton belül: A szervezeten belül minden üzleti dokumentum és tartalom egy központi helyen tárolható és strukturálható. A felhasználók egységes módon navigálhatnak az adatok között, és egységes módon kereshetik meg a számukra érdekes információt. A tárház alapértelmezett beállításai módosíthatók is: lehetőség van munkafolyamat-kezelés hozzáadására, visszatartási házirend létrehozására, illetve új sablonok és tartalomtípusok felvételére.
 
  • A webes tartalom kezelésének egyszerűsítése: Könnyen kezelhető szolgáltatások állnak rendelkezésre a webes tartalom létrehozásához, jóváhagyásához és közzétételéhez. A mesterlapok és a lapelrendezések újrahasznosítható sablonokat, illetve egységes megjelenést és működést biztosítanak. Az új szolgáltatások lehetővé teszik, hogy a vállalatok egy adott területről egy másikon tegyenek közzé tartalmat (az együttműködési célú webhelyek tartalma például felkerülhet egy portálra), emellett költséghatékony módot adnak többnyelvű tartalom közzétételére egyszerre több intranetes, extranetes és internetes webhelyen.
 
  • Az üzleti folyamatok kiterjesztése a teljes szervezetre: A Forms Services programra épülő megoldások lehetővé teszik a biztonságos és a pontos adatgyűjtést a szervezeten belül és kívül, méghozzá anélkül, hogy szükség lenne egyéni alkalmazások írására. Az így gyűjtött adatok azután könnyen bevihetők üzleti rendszerekbe; dokumentumkönyvtárakban tárolhatók, munkafolyamat-műveletek indítására használhatók, illetve elküldhetők webszolgáltatásoknak – mindezzel elkerülhetők a kézi adatbevitellel járó fölösleges műveletek és költséges hibák.
 
  • A hétköznapi üzleti tevékenység egyszerűsítése: A munkafolyamatok segítségével a hétköznapi üzleti tevékenység – például a dokumentumok áttekintése és jóváhagyása, a problémakövetés és az aláírások összegyűjtése – automatizálhatóvá és jobban átláthatóvá válik. A felhasználók munkáját egyszerűsíti a Microsoft Office-ügyfélalkalmazásokkal, a levelezőrendszerrel és a webböngészőkkel való együttműködés. A készen kapott folyamatok könnyen módosíthatók, de saját folyamatok is létrehozhatók a megszokott Microsoft-eszközökkel, például a Microsoft Office SharePoint Designer programmal (amely a Microsoft Office FrontPage következő generációja) vagy a Microsoft Visual Studio fejlesztőrendszerrel.
Áttekinthetőbb üzletmenet
Az üzleti tevékenység hajtóerőit hatékonyan figyelemmel lehet kísérni, a szervezeten belül megalapozottabb döntéseket lehet hozni, és idejekorán reagálni lehet a fontos üzleti eseményekre.
 
  • Az üzleti szempontból létfontosságú adatok megjelenítése egy központi helyen: Lehetőség van élő, interaktív kapcsolatiadat-portálok létrehozására, amelyek egyesítik és megjelenítik a különböző forrásokból származó üzleti adatokat. Ehhez számos kapcsolatiadat-szolgáltatást igénybe lehet venni: irányítópultokat, webkijelzőket, fő teljesítménymutatókat (KPI), illetve üzleti adatkapcsolati technológiákat. A központosított kimutatásközpont-webhelyek segítségével a felhasználók egyetlen helyen megtalálhatják a legfrissebb táblázatokat, kimutatásokat és fő teljesítménymutatókat.
 
  • Azonnali adatszolgáltatás: Az Office SharePoint Server vállalati környezetekben való keresést lehetővé tévő szolgáltatása egyesíti a személyi és üzleti adatokat, a dokumentumokat és a webhelyeket, hogy a lehető legteljesebb eredményeket adhassa. A keresőközpont olyan közös hely, ahol a munkatársak megtalálhatják a munkájukhoz szükséges tartalmat, folyamatokat, személyeket és üzleti adatokat. Ez lehetővé teszi, hogy a személyek és a szervezetek gyorsabban, illetve mindig naprakész adatok és tények alapján hozzanak döntéseket.
 
  • Az üzleti adatok széles körű megosztása és a bizalmas adatok védelmének segítése: Az Office SharePoint Server platformon futó Excel-szolgáltatások segítségével webböngészőből lehet hozzáférni adatokhoz és elemzésekhez valós idejű, interaktív Microsoft Excel-táblák formájában. E táblázatok révén elég egyetlen központosított és naprakész példányt fenntartani az adatokból, amely hatékonyan megosztható, miközben megvédhetők a dokumentumokba ágyazott bizalmas vagy titkos adatok (például pénzügyi modellek) is.
 
  • A strukturálatlan üzleti hálózatok kihasználása jobb döntések kialakításához: A munkatársak az új tudáskezelő eszközök segítségével hatékonyabban kihasználhatják kiterjedt strukturálatlan üzleti hálózataikat, a szervezeten belül és kívül egyaránt. Ennek révén a személyek között a kapcsolat hatékonyabban és gyorsabban létrejön. A felhasználók rövidebb idő alatt jobb döntéseket hozhatnak, ha át tudják tekinteni ezeket a nem dokumentált üzleti kapcsolatokat, illetve meg tudják keresni a megfelelő szakértőket.
 
  • Az üzleti adatok felszabadítása: Az üzleti adatkatalógus lehetővé teszi, hogy a legfontosabb üzleti alkalmazásokban, például az SAP- vagy a Siebel-rendszerekben tárolt strukturált adatok megjelenjenek az Office SharePoint Server platformon, például kijelzőkben, listákban, személyi profilokban, a keresési eredményekben vagy programozási szinten. A központilag felügyelt háttérrendszer-kapcsolatokat elég egyszer definiálni: azokat a végfelhasználók, külön programkód írása nélkül, újra és újra felhasználhatják, amikor a háttéradatokhoz hozzáférnek, ezáltal az üzleti adatok egyszerűen felvehetők a portál tartalmába. Az üzleti adatkatalógus révén a vállalati keresőprogram beépíti a háttérrendszereken levő üzleti adatokat a keresésekbe anélkül, hogy protokollkezelőket, iFilter szűrőket vagy egyéni kódot kellene írni.
A belső és külső együttműködés egyszerűsítése
Lehetővé válik a tudás megosztása, az adatok keresése, illetve a könnyebb és biztonságosabb együttműködés a szervezeti határokon belül és kívül. A személyi kapcsolatok könnyebben létrehozhatók a partnerek és ügyfelek hálózata, illetve a személyes hálózatok kiaknázásával.
 
  • Az ügyfél- és partnerkapcsolatok fejlesztése: Az intelligens, szabványos, elektronikus űrlapokra épülő megoldások segítségével az ügyfelektől és a partnerektől webböngészőn keresztül lehet adatokat gyűjteni. Az LDAP protokollon keresztül további hitelesítésszolgáltatók is bekapcsolhatók a rendszerbe: ez megkönnyíti az Active Directory-tól eltérő címtárrendszerek elérését, egyszerűsítve ezzel az extranetek kiépítését, illetve lehetővé téve az ügyfelekhez, partnerekhez és beszállítókhoz való hatékonyabb kapcsolódást.
 
  • Mindenütt jelenlevő vállalati keresés: Az Office SharePoint Server platform vállalati környezetekben való keresést lehetővé tévő szolgáltatása rendkívül nagy jelentőségű: egyesíti a különböző vállalati tartalomelemeket (személyi és üzleti adatokat, dokumentumokat és weblapokat), és ezzel teljesebb eredményt nyújt. A vállalati keresési szolgáltatás az Office SharePoint Server platform minden pontján elérhető, szorosan egybeépül egyebek mellett a SharePoint-webhelyekkel, kijelzőkkel, SharePoint-listákkal és személyi profilokkal. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy mindig megkereshessék a szükséges adatokat, a portál bármely pontján tartózkodjanak is. A vállalati keresési szolgáltatás bármilyen üzleti adat megkeresésére képes, az eredmények pedig sokféleképpen testreszabhatók: megadható például, hogy a háttérrekordok meghatározott metaadatai is megjelenjenek.
 
  • Munkavégzés tetszőleges helyen és időben: A Microsoft Office Outlook révén a SharePoint-listák és -dokumentumtárak kapcsolat nélkül is elérhetők. Ezzel a felhasználók megszabadulhatnak a vállalati hálózati kapcsolat jelentette kötöttségektől. A Microsoft Office Groove Server programmal való szoros együttműködés tovább könnyíti a felhasználók kapcsolat nélküli munkáját.
 
  • A tudás összekapcsolása és megosztása: Az új ismeretgazdálkodási eszközök képessé teszik a munkatársakat arra, hogy személyi hálózatokat hozzanak létre, és azokat fel is használják a szervezeten belül és kívül egyaránt. Ismereteiket ezáltal a korábbiaknál gyorsabban és hatékonyabban cserélhetik ki másokkal.
 
  • A műveletek személyre szabása: A „Saját webhelyek” funkció minden felhasználónak testreszabott felületet kínál, amennyiben mindenkinek külön webhelyet biztosít. Minden webhelyen lehetőség van tartalmak, adatok és alkalmazások szabályozott tárolására, megjelenítésére, megtekintésére és kezelésére. Az egyes webhelyeken a felhasználóval kapcsolatos adatok is megjelenhetnek, például a képesítés, a munkakör, a munkatársak és felettesek neve, vagy hogy milyen csoportokhoz és terjesztési listákhoz tartozik az illető, milyen dokumentumokon dolgozik. A webhelyeken ugyanakkor szigorú adatvédelmi ellenőrzés és fejlett biztonsági mechanizmusok érvényesülnek, így minden felhasználó megválaszthatja, mennyi és milyen adatot kíván megjeleníteni, illetve kinek is szeretné azokat közzétenni. A saját webhelyek az egyéni igényeknek megfelelően teljesen testreszabhatók.
Az informatikai rendszer stratégiai hatásának növelése
Az Office SharePoint Server rendszer minden intranetet, extranetet és webalkalmazást a teljes vállalat szintjén, egyetlen integrált platformon támogat: ezzel javítja az informatikai rendszer kapcsolódását az üzleti szükségletekhez, és csökkenti a fenntartandó platformok számát.
 
  • A hálózati együttműködés hatékonyabb támogatása: Az Office SharePoint Server méretezhető architektúrára épül, a webszolgáltatások mellett olyan együttműködési szabványokat is támogat, mint az XML nyelv vagy a SOAP protokoll. Az Office SharePoint Server platform emellett sokoldalú nyílt alkalmazásfejlesztési felületekkel (API), a listákhoz és dokumentumokhoz pedig megfelelő eseménykezelőkkel rendelkezik. Ez lehetővé teszi a meglévő rendszerekhez való kapcsolódást, valamint megfelelő rugalmasságot biztosít az új, nem Microsoft-alapú informatikai beruházásokkal való együttműködéshez is. Az LDAP protokoll segítségével további hitelesítés-ellenőrzőkhöz lehet kapcsolódni, ami megkönnyíti az együttműködést a nem Active Directory-alapú forrásokkal. A WSRP-szolgáltatásokat megjelenítő beépített kijelző lehetővé teszi az együttműködést más WSRP-kompatibilis portálmegoldásokkal.
 
  • Az informatikai részleg bevonása a stratégiai feladatokba: A felhasználók immár webhelyeket hozhatnak létre, munkafolyamatokat kezdeményezhetnek, elláthatják magukat alkalmazásokkal, hozzáférhetnek a háttérrendszerbeli adatokhoz, szabályozhatják a hozzáférést az egyes elemek szintjén, helyreállíthatják a törölt elemeket, és más feladatokat is elvégezhetnek informatikai szaktudás nélkül. Mivel kevésbé függenek az informatikai szolgáltatásoktól, nagyobb a termelékenységük, és az informatikai részleg is jobban összpontosíthat arra, hogy valódi értéknövelő szolgáltatásokat nyújtson a szervezet számára. Az üzleti adatkatalógus révén lehetőség van olyan üzleti konfigurációk megadására és telepítésére, amelyekkel elérhetők a háttérrendszereken tárolt adatok. Ezt a szolgáltatást az üzleti felhasználók újból felhasználhatják, és üzleti adataikból személyre szabott nézeteket alakíthatnak ki anélkül, hogy külön programkódot kellene írniuk.
 
  • A telepítés, a kezelés és a rendszerfelügyelet egyszerűsítése: Lényegesen egyszerűbbé vált a webkiszolgálófarmok felügyelete, az új tartalmi elemek közzététele, illetve a webhelyek közötti szinkronizálás. A telepítés „felülről lefelé” vagy „alulról felfelé” megközelítéssel történhet. A webhelyek létrehozása is egyszerűbb a beépített webhelykészítő sablonok alapján, amelyek terület- és lapelrendezést, illetve előre beállított navigációt biztosítanak a gyakran használt webhelyek létrehozásához. A tartalom biztonsági mentésére és visszaállítására szolgáló fejlettebb lehetőségek pedig az informatikusoknak segítenek a mentések ütemezésében, több webhely együttes mentésében és a webhelyek egyenkénti visszaállításában.
 
  • Nagy teljesítményű rendszerfigyelő, látogatottságkövető és figyelőeszközök: Ezekkel az eszközökkel gyorsabban el lehet szigetelni és meg lehet oldani a problémákat, ezzel javítva a rendszer infrastruktúrájának működési hatékonyságát.